Les solutions de nettoyage de base de données d’email existent depuis de nombres années, les premières sont apparues sur le continent américain durant les années 2000.
Pendant longtemps, j’ai utilisé la solution américaine Datavalidation devenue ensuite Emailable, la qualité était très bonne.
Puis, Mailnjoy, une solution française de très bonne qualité est apparue sur le marché.
C’est aujourd’hui, la solution que je privilégie. Je vous la présente :
- comment nettoyer une base de données d’emails ?
- Quelles sont les réflexions à mener quand vous recevez les résultats ?
I Pourquoi nettoyer sa base de données
La base de données se détériore au fil des semaines, des mois. Les professionnels changent de poste, partent. La société ferme ou un changement de nom survient.
Les raisons sont multiples et il est important de nettoyer sa base. Certains se disent, j’expédie toutes les semaines donc je récupère bien les erreurs, je n’ai pas besoin de nettoyer ma base.
Vous allez comprendre très vite pourquoi ces actions d’envoi sont insuffisantes.
II Mailnjoy : une utilisation très simple
Tout d’abord, tout se fait en ligne. Vous achetez des packs de crédits de 1000 à 2 millions de crédits. En mars 2025, les prix varient de 4€ à 790 €HT.
Vous découpez ensuite ces crédits comme vous le souhaitez, leur durée est illimitée. Cette caractéristique se retrouve dans la plupart des solutions du marché.
Lors de la validation de la liste, 1 email étudié correspond à 1 crédit.
III Le nettoyage de la base
Pour ceux qui débutent avec ces solutions, deux questions à se poser :
- quelles sont les adresses à intégrer ?
- quelle est la structure de la base de données à intégrer : des emails seuls ou des emails avec des variables ?
III.1 Les emails à valider
La réponse la plus courante est ma base d’adresses considérées comme valides. Par exemple, un prestataire d’envoi comme mailchimp, vous donne trois fichiers :
- les valides,
- les nettoyés ou les adresses en erreur,
- les désinscriptions.
Il est intéressant de travailler sur les valides et les adresses erronées.
Je vous explique, par la suite, pourquoi les adresses en erreur sont à inclure ?
Mailnjoy nettoye les bases d’adresses B2C comme B2B. Vous pouvez également valider des adresses du monde entier.
III.2 Les champs de la base
Vous incluez uniquement les adresses email, c’est la solution que j’utilise habituellement.
Je reprends ensuite mon fichier initial, je classe les emails et les résultats récupérés de Mailnjoy par ordre alphabétique. J’inclue la liste Mailnjoy dans mon fichier initial qui possède le même classement.
Pour tous ceux qui souhaitent récupérer directement le fichier, ils peuvent inclure l’intégralité de la base dans Mailnjoy : l’email et les différents champs.
Ensuite, ils récupèrent le fichier final.
III.3 Le format de la base à intégrer
Il est très classique, un format csv ou txt avec comme séparateur la virgule.
Chaque ligne comprend une adresse email unique.
Exemples corrects :
marie.martin@proemail.com
marie.martin@proemail.com,MARTIN,Marie
Exemples incorrects :
marie.martin@proemail.com,marie.martin@gmail.com
marie.martin@proemail.com,marie.martin@gmail.com,MARTIN,Marie
IV Les résultats
La base est intégrée, un temps de traitement moyen est indiqué. Il dépend bien sûr de la volumétrie de la base. Il existe un temps minimal de 2 minutes.
Lorsque le traitement est fini, un email est envoyé pour vous avertir.
Attention, il est possible que vous deviez attendre quelques minutes encore pour récupérer le fichier avec tous les champs.
Mais les emails et les résultats sont disponibles.
IV.1 Les différents statuts de résultats
C’est une des grandes forces de la solution, l’étude est très détaillée.
1. Emails « valides »
TAG dans le fichier de résultats : « valid »
À conserver
2. Emails « valides (faible confiance) »
Emails techniquement valides mais les domaines sont suspects. Il est possible que des robots aient générés ces boîtes.
TAG dans le fichier de résultats : « valid_unreliable »
À étudier avant de prendre la décision de conserver ou non, c’est du cas par cas.
3. Emails « boîte pleine »
La boîte est certainement abandonnée, une erreur temporaire est retournée.
TAG dans le fichier de résultats : « inboxfull »
À enlever de la base.
4. Emails « disposable »
Ce sont les emails jetables. En règle générale, ces adresses sont peu lues.
Elles sont susceptibles d’être fermées très rapidement, elles peuvent aussi être des adresses pièges.
TAG dans le fichier de résultats : « disposable »
À enlever de la base.
5. Emails « catchall »
TAG dans le fichier de résultats : « catchall »
Ces adresses sont à étudier, 2 cas : à conserver ou à éviter.
Il est possible par exemple de les réintégrer progressivement dans la base, 5 à 10 % à chaque envoi. Si la base est en opt-in ou avec un consentement préalable ou des envois ont déjà eu lieu avec succès, vous pouvez les intégrer en une fois
6. Emails « catchall (faible confiance)»
Emails appartenant à un domaine de type catchall (acceptant tous les emails) mais dont ce dernier est considéré comme étant suspect.
TAG dans le fichier de résultats : « catchall_unreliable »
Sauf un cas particulier, ces adresses sont à retirer.
7. Emails type « rôle »
Ce sont des emails génériques, ils ne correspondent pas à une adresse personnalisée : contact@domaine.fr, commercial@domaine.fr
TAG dans le fichier de résultats : « role »
De mon côté, je les conserve selon certains critères : taille de la société, type d’adresses. Par exemple une adresse contact@domaine.fr d’une structure de 10 personnes est à conserver. La même adresse sur une structure de 100 personnes ne donne rien.
Pour approfondir : Quelle est la valeur d’une adresse générique ?
8. Emails « protégés »
Les destinataires ont souscrit à une solution antispam type mailinblack, altospam. Il est impossible de savoir si ces adresses sont valides sans les envoyer.
TAG dans le fichier de résultats : « protected »
De mon côté, je les intègre par segment de 10 % environ selon leur nombre. Dans leur intégralité lorsque la base est en opt-in ou que des envois ont déjà été effectués.
9. Emails « autogénérés »
Ce sont des emails du type xzrz@gmail.com ou 25678mar@gmail.com.
TAG dans le fichier de résultats : « autogenerated »
C’est une des faiblesses de Mailnjoy, les cibles jeunes génèrent comme les robots ce type d’email.
Et le système indique comme autogénérés des emails de type nom1982@gmail.com.
Or certains rajoutent leur date de naissance ou leur code postal dans l’email.
Action: je les étudie et je réintégre une grande majorité de ces adresses.
10. Emails « domaine incorrect »
Emails dont le domaine de réception n’est pas ou plus valide.
TAG dans le fichier de résultats : « incorrect »
Ces adresses sont à supprimer.
11. emails « invalides »
Emails qui n’existent plus, qui aboutiront en « hard bounce ».
TAG dans le fichier de résultats : « invalid »
Ces adresses sont à enlever de la base.
12. Emails « spamtrap »
Emails contenant une présomption importante de piège marketing.
Par exemple, une adresse inutilisée ou une adresse qui a été créée pour identifier les spammeurs.
TAG dans le fichier de résultats : « spamstrap »
Conclusion : je les supprime sauf si je connais l’adresse.
Pour approfondir : Les différents types de spamstrap
13. Emails « indéterminés »
Petits domaines avec des protections spécifiques ou des domaines mal configurés.
TAG dans le fichier de résultats : « unknown »
Action : je les supprime
14. Emails « en double »
L’email est plusieurs fois dans la base. Vous ne devriez pas avoir ce type de retour.
TAG dans le fichier de résultats : « duplicate » (en opposition aux emails trouvés une seule fois qui auront le TAG : « unique »)
15. Emails « non vérifiés »
Emails pour lesquels la vérification n’a pas été faite car ils ne respectent pas la norme RFC 2822.
Ils ne sont de ce fait pas exploitables pour des envois.
TAG dans le fichier de résultats : « unverified »
Action : je les étudie pour trouver le problème. Par exemple, deux points avant l’email, un / …
IV.2 Les 2 solutions
Soit vous conservez uniquement les valides mais vous risquez de perdre des clients.
Soit vous étudiez le fichier et vous faites des arbitrages, selon comment la base a été constituée : consentement préalable ou non, premier envoi.
V Pourquoi faut-il aussi vérifier les hardbounces des solutions d’envoi ?
Je vous donne le cas que j’ai traité la semaine dernière.
La base des erreurs comportait 2510 adresses, Mailnjoy en a trouvé 184 de valides.
V.1 Pourquoi cette différence ?
Les causes sont multiples, 3 causes souvent identifiées :
- le prestataire d’envoi n’est pas toujours le responsable.
Par exemple, si vous expédiez des emails sur le groupe Louis Vuitton, ces grosses entreprises peuvent rejeter tous les emails de la base lorsqu’un email est invalide depuis un certain temps.
Elles estiment que votre envoi n’est pas de qualité et elles rejettent donc tout. - Une autre cause, elle incombe au prestataire d’envoi, votre configuration technique est incorrecte. Les emails sont rejetés alors que l’adresse est bonne.
- La composition présente un lien suspect ou vous avez un spam word qui a déplu aux filtres antispam. Le serveur destinataire n’accepte pas votre message.
V.2 Quelle action entreprendre ?
Il faut contacter votre prestataire d’envoi et dialoguer avec lui pour faire réintégrer les adresses valides.
Les grosses solutions du marché comme Brevo, mailchimp… ont parfois du mal à donner leur accord. Il est plus facile de dialoguer avec des solutions plus petites comme etarget.
Vous pouvez prévoir 2 prestataires d’envoi pour éviter de perdre des clients.
Conclusion sur l’outil Mailnjoy
C’est une excellente solution avec un prix très abordable, facile à utiliser. La prise en mains ne nécessite aucune formation.
Nettoyer tous les ans sa base de données permet d’améliorer sa délivrabilité. Pour ceux qui fonctionnent sur des modèles économiques américains dont le prix est calculé en fonction des contacts actifs, cette action permet également d’enlever des adresses invalides et de gagner en coût.
Elle est une excellente solution pour récupérer les erreurs sur les adresses valides retournées en erreur.
La solution la plus simple pour un débutant est bien sûr de récupérer uniquement les valides. Vous avez acheté une base, c’est la meilleure solution.
Par contre, lorsque la base est en opt-in ou le consentement préalable a bien eu lieu, il est important d’aller plus loin et de faire des arbitrages sur les adresses qui ne sont pas sûres.
Pour tester : Mailnjoy
Merci pour cet article très instructif ! Il est vrai que l’important est la délivrabilité !
De ton expérience, quelles sont les erreurs les plus fréquentes que tu observes chez ceux qui négligent ce nettoyage ?
Bonjour Jody,
merci, les erreurs les plus fréquentes sont :
– une baisse de délivrabilité,
– des adresses valides qui sont en fait considérés comme invalides,
– des adresses suspectes toujours présentes dans la base comme les adresses jetables,
– de l’argent perdu pour ceux qui utilisent une plateforme avec un modèle économique qui est facturé au nombre de contacts dans la liste.
Diane
Ton article sur l’outil Mailnjoy pour nettoyer les bases de données email est très détaillé et utile. J’aime la manière dont tu expliques clairement les différentes étapes du processus de nettoyage, ainsi que les résultats obtenus. La description des statuts d’emails comme « valides », « jetables », ou « spamtrap » permet de mieux comprendre comment traiter chaque type d’adresse 🙂
Merci pour la présentation détaillée de cet outil. En effet, si on ne nettoie pas sa liste, on risque de voir ses performances de délivrabilité baisser..
Très utile! merci
Merci Freddy, effectivement la qualité de la liste influe sur la délivrabilité.
Merci Diane pour cet article ! Je n’ai pas beaucoup de emails en ce moment, mais je comprends que ça peut m’être très utile quand j’en aurais plus !